Annonce

Billedet viser Tina, der er forsker på ruc og adbureaukratiseringsekspert

Ekspert: Vi skal tale om hverdagsbøvl og ikke mere om bureaukrati

Valgkampen er i fuld gang, og politikerne diskuterer ivrigt, hvordan de vil fjerne regler og dokumentation i den offentlige sektor, hvis de kommer til magten. Alt sammen med det formål at bruge de ansattes tid bedst muligt. Men de overser en hel åbenlys metode, siger afbureaukratisering-ekspert.  

Annonce

Tina Øllgaard Bentzen har i en årrække været optaget af samspillet mellem tillid og kontrol i offentlige organisationer. Før sin tid som forsker, har Tina arbejdet 10 år som leder og chefkonsulent i det offentlige. Pressefoto: Camilla Hey

Af Laura Marie Rasmussen
Journalist

Annonce

Det er ikke nyt, at politikerne lover mindre dokumentation og færre regler i den offentlige sektor, og det er da også endnu en gang, blevet et stort emne under valgkampen.

Og der findes faktisk én metode, som bør være på alles læber også under en valgkamp. Metoden kaldes samskabt styring. 

Sådan lyder det fra, lektor Tina Øllgaard Bentzen fra Roskilde Universitet, hvor hun i mange år, har forsket i samspillet mellem tillid og kontrol i det offentlige.

”Vi skal have afbureaukratisering ned på et niveau, hvor vi taler om hverdagsbøvl. Der er mange, som ikke kan koble sig op på afbureaukratisering. For hvad betyder det overhovedet? Derfor skal man vende det om og spørge, hvad bøvler i vores organisation eller team?”

Når man tidligere har forsøgt at gøre arbejdsgange lettere, have færre regler eller lave nye systemer, så er beslutningerne komme fra oven. Det har været topledelsen eller politikerne, der har besluttet og indført et nyt system, og så først klokken kvart i udrulning, der har man spurgt medarbejderne. 

Men det er omvendt og anderledes her, forklarer Tina Bentzen.

For i samskabt styring spørger man: Hvem har aktier i den styring og de regler der findes? For de skal involveres og høres. Det helt afgørende i samskabt styring er, at medarbejdere og ledere arbejder sammen om at løse udfordringer. Det vil i praksis betyde, at medarbejderne oplever, at dokumentation og regler understøtter deres arbejde i stedet for at spænde ben for dem, fordi de sammen med deres leder har været med til at rydde op i regler og evt. lave nye.

Og det virker, understreger Tina Bentzen. Ifølge en ny undersøgelse hun har lavet er det op til 45 % af kommunerne som i en eller anden grad har samskabt styring på dagsordenen. 

Hvorfor taler folketingspolitikerne i valgkampen, så ikke om samskabt styring, hvis de ved, at metoden findes og den virker?

”Det er valgkamp og hvem er imod at fjerne dumme regler, men hvis man skal til at forklare en ny metode, så tror jeg desværre, at det bliver for komplekst. Men man skal huske, at virkeligheden er meget kompleks,” siger Tina Bentzen.

Hun fortsætter. 

”Det med at fjerne regler er den mindste del af det. For det store arbejde ligger i, hvordan man håndterer de systemer, der skal være tilbage – og der er samskabt styring vigtig,” siger hun. 

Sådan virker det i praksis

Tina Bentzen forklarer her, hvordan det let kan lade sig gøre at få taget fat på, hvad hun kalder hverdagsbøvl. Altså hvad politikerne kalder afbureaukratisering:

Det handler først og fremmest om at få sat sig ned med de parter, som styringen vedrører. For det handler om at løse udfordringerne sammen, og nogle af de her processer er ikke særligt kompliceret. 

Nede på institutionsniveau er det eksempelvis en leder, en tillidsrepræsentant, em sosu-assistent og en sygeplejerske, som sætter sig sammen.

Her får man talt om, hvad syntes man bøvler på den fælles arbejdsplads. Og dernæst taler man om, hvad kunne vi tænke os at arbejde med eller forbedre på vores arbejdsplads.

Oftest har man inden man mødes, interviewet medarbejdere eller spurgt kollegaer, hvis der er noget som de synes bøvler. Det gøres eksempelvis ved at sætte sedler op på opslagstavlen – i forsøget på at bringe det længere ud end sig selv, forklarer Tina Bentsen.

Når man har udpeget, hvad som kan gøres anderledes – det kan være alt fra tilsynsordninger, hvorfor dobbelt-dokumenterer man, hvorfor hænger nøglerne til bilen der. Eller hvordan gør man det mere smidigt med adgangen til bestemte ydelser eller hvilken mødekultur skal vi have. 

Så er det afgørende og nye, at man tester og afprøver løsninger inden, det rulles ud i stor skala, understreger Tina Bentzen.

Du kan gribe samskabt styring an med Forenklingens fire F'er

Når man arbejder med styring, kan man tage udgangspunkt i "De 4 F'er".  Det handler om at:
- Fjerne overflødig og forældet styring
- Forandre styring, der ikke fungerer optimalt
- Forankre den styring, der ikke kan ændres
- Fastholde (og få øje på) styring, der bidrager til opgaveløsningen

Kilde: VPT.dk

+
Og vi har ikke råd til som samfund, ikke at gøre noget, mener Tina Bentzen. 

”Vi står i en situation, hvor der er store rekrutteringsproblemer i helt centrale dele af vores velfærdssamfund. Det her er en metode, der hjælper med at gøre det attraktivt at arbejde i den offentlige sektor,” siger hun.

De gode eksempler: Her er det lykkedes

Der er lavet en del evalueringer, der er forskningsbaserede og de viser, at den her metode virker.

”Tag eksempelvis en kommune som Høje Taastrup, de startede med at lave samskabt styring på skoleområdet og ældreområdet. Men de har nu rullet det ud til hele organisationen, sådan som jeg har forstået det,” siger Tina Bentzen. 

Hun forklarer, at der, hvor hun har lavet mest forskning er på dagtilbudsområdet, og i Roskilde kommune har samskabt styring ført til en hel ny tilsynsmodel på dagtilbudsområdet, fordi medarbejderne ikke mente, at den gamle model, sagde noget om kvaliteten af deres arbejde.

Hvis Tina Bentzen hurtigt skal nævne, hvilke kommuner, der ellers har gang i et stort arbejde med samskabt styring, så går der ikke mange sekunder.

”I Glostrup, Nordfyn og Koldings kommuner har man deltaget i et klyngeprojekt og delt erfaringer med hinanden – man har arbejdet med forskellige politikområder i kommunen, men har delt ideer, problemer og succeshistorier,” siger hun. 

Store gevinster for medarbejderne

For Tina Bentzen er der en god grund til, at kommunerne arbejder med det, fordi det bringer gode ting med sig. 

”Det allervigtigste som samskabt styring kan, er, at det skaber motivation hos medarbejderne, fordi de kan se meningen med styringen og reglerne, fordi de selv er med i processen og føler sig involverede,” siger hun.

Flere medarbejderne oplever desuden, en anden autonomi og frihed, da man er med til at fjerne noget, som ikke giver mening. Og det er befordrende for alles motivation. 

Af udfordringer med metoden, så kan Tina kun komme i tanke om én stor ting, nemlig at processen ofte kan være tidskrævende. 

”Men min klare oplevelse er, at folk flytter sig, når man hører om de andre medarbejderes behov.”

Få Fagbladet FOA i din mail-boks

Tilmeld dig Fagbladet FOA nyhedsbrev og få nyheder, tips og gode råd direkte i din indbakke

Er du medlem af FOA?
Nyhedsbrev