Udsagnet er hørt mange gange før: Der bliver dokumenteret for meget, og det stjæler tiden fra borgerne. I Billund Kommune skal det nu være slut.

Derfor har fire medarbejdere fra ældreplejen siden 1. maj 2021 været frikøbt for at finde ud af, hvorfor det at dokumentere ofte skaber udfordringer og frustrationer hos medarbejderne.

"Målet er at gøre det lettere at dokumentere, og at det ikke bliver anset som en byrde. Hvis det lykkes, så ved jeg, at der er skabt mere tid til de borgerrettede opgaver," siger Pia Mejborn, chef for Voksenstøtte i Billund Kommune, om baggrunden for projektet.

Nok at dokumentere én gang

I projektgruppen sidder blandt andre de to social- og sundhedsassistenter Lissi Jakobsen og Caroline Bodenhoff. De er knap seks måneder inde i projektet blevet mange interessante erfaringer rigere.

Én er, at mange medarbejdere haren tendens til at 'overdokumentere'– altså dokumentere flere steder end nødvendigt – for at være sikker på, at man i hvert fald ikke har glemt at notere en vigtig oplysning.

"Hvis man ikke præcist ved, hvor en observation eller information skal skrives, så tænker man, at det er bedre at skrive den seks steder i stedet for det ene sted, hvor det er nødvendigt," siger Caroline Bodenhoff og nævner som eksempel en borger, som skal have hjælp til et toiletbesøg:

"Her kan man finde på både at skrive det i døgnrytmeplanen, i et notat, i en opgave, i tilstanden og så også lige i kalenderen, for så er man da helt sikker på, at kollegerne ser det. Men det burde kun blive skrevet et sted," siger hun.

En situation som den kan snildt betyde, at man bruger op mod ti minutter ekstra på uhensigtsmæssig dokumentation, vurderer de to sosu-assistenter.

"Den største udfordring er, at der ganske enkelt mangler en grundlæggende forståelse af, hvorfor og hvordan der skal dokumenteres," siger de.

Mødes i udviklingscaféer

Det kommer blandt andet til udtryk ved, at der på kommunens plejecentre og i hjemmeplejens enheder er udviklet vidt forskellige praksisser for, hvordan man dokumenterer. Og det er stik imod tanken bag den metode, som bruges på ældreområdet.

Den hedder 'Fælles Sprog III' og er udviklet til netop at skabe en ensrettet praksis for dokumentation på tværs af alle landets kommuner. For at råde bod på 'overdokumentation' og misforståelser blandt medarbejderne i ældreplejen og i stedet skabe en fælles forståelse har projektgruppen skabt 'udviklingscaféer' på de enheder, der deltager.

Her kan de ansatte et par gange ugentligt få hjælp til at dokumentere korrekt og arbejde i det elektroniske omsorgssystem. På den måde kan projektgruppen bruge caféerne til tre centrale ting: Undersøge, hvad der har været galt. Udvikle idéer og materialer til blandt andet et nyt undervisningskoncept og nye arbejdsgange i 'systemet'. Og så teste på medarbejderne, om idéerne virker i praksis.

"Vi skal forstå, hvorfor vi dokumenterer, og derfor er vores opgave at givefolk en 'aha-oplevelse'. Det skal givemening for dem, hvorfor de skal dokumentere her og ikke der. Når det lykkes, skaber det ringe i vandet, hvor medarbejdere giver deres viden videre til kollegerne," siger Lissi Jakobsen.